Zeitmanagement – Der sinnvolle Umgang mit Deiner kostbarsten Ressource

Zeit ist Deine wertvollste Ressource. Nahezu alles andere kannst Du Dir bei Verlust wieder beschaffen.

Nehmen wir das Beispiel Geld. Selbst nach einem herben Verlust stehen Dir alle Möglichkeiten offen, Dein Vermögen wieder aufzubauen.

Bei Zeit ist dies jedoch nicht so. Einmal „verschwendet“, bekommst Du Deine Zeit nie wieder.

Wie Du Deine Zeit sinnvoll nutzt, entscheidendst natürlich nur Du alleine. In diesem Artikel geht es darum, Deine Zeit in Einklang mit Deinen Zielen zu planen und zu nutzen. Hier geht es also darum, dass Du Deine Zeit möglichst effektiv nutzt und dafür sorgst, dass Du auch neben produktiver Zeit auch noch genug Zeit für die „guten“ Aktivitäten im Leben hast (Work-Life-Balance).

 

Produktiv genutzte Zeit

Zeit ist vermutlich die einzige Ressource, die unter allen Menschen gleich aufgeteilt ist. Jeder bekommt pro Tag 24 Stunden. Dies entspricht 1.440 Minuten. Und ganzen 86.400 Sekunden.

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Warum haben dennoch viele Menschen das Gefühl, so getrieben zu sein? „Dafür habe ich (leider) keine Zeit“, heißt es oft.

  • „Ich komme da nicht zu“
  • „Dass schaff ich einfach nicht“,
  • „Ich würde ja gerne, aber … [Ausrede]“

sind weitere Varianten davon.

Eigentlich müsste es jedoch heißen: „Dafür nehme ich mir keine Zeit.“

Denn Zeit haben wir, wie gerade gezeigt, alle gleich viel.

Es scheint also eher etwas damit zu tun zu haben, wie wir unsere Zeit nutzen. Oder besser gesagt, wie wir Priorisieren.

Unter Zeitmanagement versteht man im Allgemeinen im Rahmen des Selbstmanagements alle Maßnahmen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Was „produktiv“ dabei bedeutet, unterliegt dabei Deiner Definition. Es muss nicht immer ein sichtbares Ergebnis bei sinnvoll genutzter Zeit herauskommen. Zeit mit Deinen Liebsten zu verbringen, kann dabei ebenso produktiv sein, wie beispielsweise ins Fitnessstudio zu gehen oder Geld zu verdienen.

Produktiv bedeutet demnach, im Einklang mit Deinen Zielen. Und dafür ist der erste Schritt im Zeitmanagement, Deine eigenen Ziele zu kennen und zu definieren. Denn nur dann kannst Du entscheiden, ob Du Deine Zeit sinnvoll nutzt.

Wenn Du also weißt, was Du überhaupt erreichen möchtest, werden Dir die folgenden Tipps helfen, die dafür benötigte Zeit freizuschaufeln.

 

Zeitmanagement ist Zugangsmanagement

Willst Du Deine Zeit selbstbestimmt für Deine Ziele nutzen, musst Du auch dafür sorgen, dass Deine Zeit in einem gewissen Rahmen unter Deinem Schutz steht. Das bedeutet, Du solltest selbst bestimmen, wie Du Deine Zeit für Dich nutzt. Und wann Du bereit bist, sie mit anderen zu teilen!

Dazu gehört auch der Umgang mit Ablenkungen. Bei jeder Aufgabe brauchst Du einen Moment, um Dich einzuarbeiten. Nach einer gewissen Zeit, arbeitest Du mit maximaler Effizienz.

Kommen nun aber ständig Ablenkungen wie beispielsweise Telefonate, E-Mails, Besucher Deines Arbeitsplatzes etc., so fällt Deine Effizienz auf null. Und Du brauchst erneut Zeit, Dich einzuarbeiten. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Du wegen der Ablenkung nicht an Deiner eigentlichen Aufgabe arbeitest.

Sägezahn Effekt

Vermeide daher diesen Sägezahn-Effekt (dieser Effekt heißt so, weil die Grafik an die Zähne eines Sägeblatts erinnert).

Willst Du effektiv an Deinen Aufgaben arbeiten, so liegt es natürlich an Dir, Ablenkungen zu vermeiden. Dafür können die folgenden Zeitmanagement-Tipps sehr hilfreich für Dich sein:

  • Stell die Synchronisation Deines E-Mail-Programms von Echtzeit auf mindestens zwei Stunden! Du musst nicht in Echtzeit über jede Mail informiert werden.
  • Sprich Ruhezeiten (= Deine Arbeitsblöcke, in denen Du in Ruhe arbeiten willst) mit Mitarbeitern oder Familienmitgliedern ab! Schaff Dir zusammenhängende Zeitblöcke, in welchen Du ungestört bist!
  • Stell Dein Handy auf lautlos! Rufe Menschen zurück, wann es Dir passt. Beispielsweise in Deinen geplanten Pausenzeiten. Auch musst Du nicht ad hoc auf jede WhatsApp-Nachricht usw. antworten.
  • Installier ggf. eine Whitelist-App auf Dein Handy! Diese sorgt dafür, dass einige wenige, von Dir ausgewählte Personen Dich dennoch jederzeit erreichen können. Jedoch nur, wenn es triftige Gründe gibt, warum Punkt 3 nicht in Kraft treten sollte (bspw. Deine Kinder, die Dich immer erreichen können sollen).
  • …und sprich das mit für Dich wichtigen Personen ab! Sage Deinen Kindern beispielsweise, dass sie Dich zwar immer erreichen können, aber während Deiner abgesprochenen Ruhezeiten nur anrufen sollen, wenn es wirklich wichtig ist. Durch die Whitelist-App erreichen diese Dich auch, selbst wenn Dein Handy auf lautlos ist.
  • Mach generell eine Informationsdiät! Checke Handys, Mails und vor allem Nachrichten etc. mit größerem Abstand. Du musst nicht jeden Mist sofort wissen. Das Meiste davon sogar gar nicht, weil es Null Relevanz für Dein Leben hat. Glaub mir, wenn etwas wirklich wichtig ist, wird es früher oder später zu Dir durchdringen.
  • Lerne, Nein zu sagen! Vor allem zu nicht zielführenden Aufgaben und zu potenziellen Ablenkungen. Schule Deine Kompetenz, Dich und Deine Zeit abzugrenzen!

Je nachdem, wie Dein Tagesablauf heute aussieht, kann auch nur eine Stunde pro Tag, die Du wirklich effektiv für Dich und Deine Ziele ohne Ablenkung nutzen kannst, einen großen Unterschied machen.

 

Zeitmanagement = Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten

Das Managen Deiner Zeit ist ebenso eng verknüpft mit dem Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten. Es geht hier darum, Dir einen Überblick über Deine offenen Tätigkeiten zu machen, diese zu priorisieren und in Deine Zeitplanung effektiv einzuplanen.

Wenn Du ein Mensch bist, der seine offenen Aufgaben auf mehreren Notizzetteln, Apps, E-Mail-Programmen etc. verstreut hat, so fange ab heute an, diese in einem (oder maximal zwei für privat und beruflich!) zentralen Dokument(en) zu sammeln!

Viele Menschen verlieren den Überblick, weil Sie ein Sammelsurium an offenen Aufgaben verstreut auf hunderte Post-it’s haben.

Zeitmanagement: Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten

Die folgenden Zeitmanagement Tipps können Dir beim Managen Deiner Aufgaben behilflich sein:

  • Für viele meiner Klienten hat sich tatsächlich eine offline To-do-Liste etabliert. Ja, Du hast richtig gehört. In unserem digitalen Zeitalter empfehle ich Dir eine analoge Liste. Eine Liste, die Du mit Stift auf Papier schreibst! Diese kannst Du nämlich an einen Ort legen, an dem Du Dich automatisch fast täglich aufhältst. Somit siehst du es auch sofort Deine offenen To-do’s, ohne erst ein Programm oder eine App öffnen zu müssen. Wenn Dir unterwegs ein To-do einfällt, kannst Du dieses natürlich erst mal in Dein Handy notieren. Spätestens zu Hause solltest Du dieses jedoch in Deine analoge Liste übertragen.
  • Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, solltest Du sofort erledigen (sofern es geht)! Das Erstellen eines To-do’s nimmt bei kurzen Aufgaben mehr Zeit in Anspruch, als die Erledigung der Aufgabe selbst. Und belastet darüber hinaus auch noch Deine Liste unnötig. Versuche, Deine To-do-Liste möglichst kurzzuhalten!
  • Gib jeder Aufgabe automatisch auch eine Deadline. D. h. schreib dazu, bis wann Du die Aufgabe erledigen willst! Lasse die Zeitspanne aber nicht zu groß, weil Aufgaben immer den Raum einnehmen, den man ihnen gewährt. Setzte also Deadlines, die realistisch sind: Also weder zu eng (sonst frustrierst Du Dich nur selbst), noch zu weit.
  • Sind andere Menschen bei Deinen Aufgaben involviert, so nimm auch diese in die Verantwortung! Gib Deadlines weiter und versehe auch das entsprechende To-do mit dem dazugehörigen Namen!

Aus Deiner To-do-Liste sollte eindeutig hervorgehen, was von wem bis wann gemacht wird. Gerne kannst Du auch unsere To-do-Listen Vorlage nutzen.

 

Zeitmanagement = Priorisieren Deiner Aufgaben

Wenn es um Zeitmanagement geht, kommt man an einem sehr bekannten Modell kaum vorbei: Das Eisenhower Modell.

Das Eisenhower-Modell gliedert Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, sodass insgesamt vier Arten von Aufgaben entstehen:

  • A-Aufgaben, das sind wichtige und dringende Aufgaben
  • B-Aufgaben, das sind wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
  • C-Aufgaben, das sind nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
  • D-Aufgaben, das sind Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Zeitmanagement: Eisenhower Modell

Zu diesen Aufgabenbereichen gibt es auch Empfehlungen, wie mit diesen umzugehen ist:

  • A-Aufgaben solltest Du sofort selbst erledigen,
  • für B-Aufgaben Freiräumen schaffen und diese dann erledigen,
  • C-Aufgaben delegieren und
  • D-Aufgaben ignorieren.

Eisenhower Modell Empfehlungen

Die Herausforderung in der Anwendung des Eisenhower-Modells sind nicht die Handlungsempfehlungen, sondern die Einteilung nach wichtig und dringlich.

Mal ganz ehrlich, wann ist etwas wirklich wichtig und dringlich?

Echte A-Aufgaben sind extrem selten: Vieles von dem, was andere Menschen für Dich zu A-Aufgaben machen, ist eigentlich nicht so wichtig.

Wenn Du mit einer vermeidlichen A-Aufgabe konfrontiert bist, so bitte ich Dich zur Entschleunigung: Hinterfrage zumindest die Sinnhaftigkeit der Aufgabe: Ist die Aufgabe wirklich so wichtig und dringend, wie es von anderen oder Dir selbst angepriesen wird?

Denn jemand, der sich ständig um dringende Aufgaben kümmert, wird kaum noch Zeit für die wichtigen Aufgaben haben!

Aber vor allem die B-Aufgaben sind diejenigen, auf die es ankommt. Vor allem für langfristige Zufriedenheit und für Erfolg. B-Aufgaben sind zum Beispiel einen gesunden Körper zu etablieren oder tragfähige, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen. Du kannst auch morgen noch ins Fitness-Studio gehen, Dich gesund ernähren oder Deine Eltern besuchen. Und wenn es morgen nicht klappt, dann eben übermorgen …

Und so vergeht die Zeit. Und Du hast immer noch 10 Kilo zu viel für Deine Größe. Und hast auch Deine Eltern seit Wochen nicht mehr gesehen.

Gib den B-Aufgaben daher auch eine gewisse Dringlichkeit, damit diese in Deinem Alltag nicht untergehen! Du kannst B-Aufgaben beispielsweise wie Geschäftstermine behandeln und dir diese verbindlich in Deinen Kalender eintragen. Oder andere Menschen mit in die Pflicht nehmen, Dich bei der Erledigung dieser Aufgaben zu unterstützen (dies erzeugt positiven, sozialen Druck).

Aufgrund der Funktionsweise unseres Gehirns und unserer historischen Abstammung sind wir Menschen darauf programmiert, Verluste um jeden Preis meiden zu wollen (Verlustaversion). Der Gewinn von zusätzlichen Ressourcen ist jedoch weniger überlebenswichtig. Somit ist der Anreiz auch nicht besonders hoch, für zusätzliche Gewinne zu sorgen, wenn das Existenzminimum bereits gesichert ist. Vor allem, wenn es sich um Gewinne handelt, die weit in der Zukunft liegen.

Genauso verhält es sich mit den B-Aufgaben, die für Deine Ziele und für Deine Selbstverwirklichung so entscheidend sind. Finanziell frei zu werden oder einen trainierten Körper zu haben, ist nicht überlebenswichtig. Daher werden diese langfristig wichtigen Dinge aufgeschoben, da ihnen die Dringlichkeit fehlt.

 

Deine Zeit sinnvoll planen

Betrachte mal ganz ehrlich, wie Du Deine letzte Woche verbracht hast. Und prüfe, an welchen Stellen Du Optimierungspotenziale ausfindig machen kannst! Gibt es Tätigkeiten, die Du zeitlich einschränken oder sogar komplett aufgeben kannst (D-Aufgaben), um Freiräume zu schaffen?

Nutze dann diese Zeiträume, die Du freigeschaufelt hast, dafür, tatsächlich an Deinen Zielen zu arbeiten!

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Es ist besser, jeden Tag ein wenig zu machen und kontinuierlich an Deinen Zielen zu arbeiten (B-Aufgaben erledigen), als zu versuchen, ganz viel auf einmal zu schaffen, Dich damit zu überfordern und schlussendlich aufzugeben. Lese hier mehr über Kontinuität und Zielerreichung.

Auch wenn es am Anfang nur 15 Minuten pro Tag sind, an denen Du an Deiner Zielerreichung arbeitest, sind es bereits fast zwei Stunden pro Woche.

Besser wäre es natürlich, noch mehr Zeit pro Tag an Deinen Zielen zu arbeiten. Beispielsweise im Schnitt eine Stunde pro Tag oder jede zwei Tage zwei Stunden. Je mehr Du investierst, desto schneller wirst Du auch vorankommen.

Plane Deine Zeit im Einklang mit Deinen Zielen und beachte bei der Planung vor allem die folgenden Tipps:

  • Bedenke den Einfluss von Kontinuität auf das große Ganze! Regelmäßigkeit ist viel besser, als beispielsweise zu versuchen, wichtige Ziele an einem Wochenende zu erreichen.
  • Plan in Deinem Zeitmanagement Erholungs- und Entspannungszeiten ein!
  • Verbring Deine Pausen- und Erholungszeiten hochwertig! Beispielsweise gutes Essen mit guten Freunden statt Netflix.
  • Beachte in Deiner Ziel- und Zeitplanung, dass alle Deine wichtigen Lebensbereich Berücksichtigung finden sollten! (Ganzheitlichkeit)
  • Kombiniere Deine Aufgaben/Tätigkeiten! Hast Du beispielsweise längere Fahren vor Dir, höre während der Fahrt Hörbücher
  • Plane im Einklang mit Deinem Tagesrhythmus! Bist Du abends beispielsweise kreativer, lege entsprechende Aufgaben auf Abends und Routineaufgaben auf Morgens.
  • Plane Puffer für Unvorhersehbares ein!

Berücksichtigst Du die hier beschriebenen Tipps zum Zeitmanagement, wie beispielsweise das Zugangsmanagement und das Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten, so steht dem produktiven Umgang mit Deiner Zeit nichts mehr entgegen.

Bedenke, dass irgendwann der Moment kommt, an dem Du tatsächlich keine Zeit mehr übrig hast. Bis es soweit ist, nutze Deine Zeit mit den Dingen, von denen Du sagst, diese seien Dir wichtig!

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Gregor Wojtowicz Profilbild
Veröffentlicht von Gregor Wojtowicz am
Coach bei Quality - Lifestyle Development Consultants

Gregor Wojtowicz ist Master der Wirtschaftspsychologie (M.Sc.) und Diplom Wirtschaftsmathematiker. Er arbeitet als Unternehmensberater und Business-Coach für international tätige Unternehmen sowie als Personal und Life Coach mit Privatpersonen. Seine Themenschwerpunkte liegen in den Bereichen Psychologie, Coaching, Persönlichkeitsentwicklung, Außenwirkung sowie Selbstmarketing.

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