Zeitmanagement verbessern – Der sinnvolle Umgang mit Deiner kostbarsten Ressource

Zeit ist Deine wertvollste Ressource. Nahezu alles andere kannst Du Dir bei Verlust wieder beschaffen.

Nehmen wir das Beispiel Geld. Selbst nach einem herben Verlust stehen Dir alle Möglichkeiten offen, Dein Vermögen wieder aufzubauen.

Bei Zeit ist dies jedoch nicht so. Einmal „verschwendet“, bekommst Du Deine Zeit nie wieder. Solltest Du das Gefühl haben, dass Du Deine Zeit nicht effektiv nutzt oder sogar vergoldest, so solltest Du dringend Dein Zeitmanagement verbessern.

Was für Dich ein sinnvoller Umgang mit Deiner Zeit ist, entscheidest natürlich nur Du alleine. In diesem Artikel über den bewussten Einsatz Deiner Zeit geht es darum, dass Du Deine Zeit möglichst effektiv nutzt und dafür sorgst, dass Du neben produktiver Zeit auch noch genug Zeit für die „guten“ Aktivitäten im Leben hast (Work-Life-Balance).

Und um Deine Zeit zu schonen: Die Lesedauer dieses Artikels beträgt ca. 10 Minuten 😉

 

Zeitmanagement verbessern und die eigene Zeit produktiv nutzen

Zeit ist vermutlich die einzige Ressource, die unter allen Menschen gleich aufgeteilt ist. Jeder bekommt pro Tag 24 Stunden. Dies entspricht 1.440 Minuten. Und ganzen 86.400 Sekunden.

Warum haben dennoch viele Menschen das Gefühl, so getrieben zu sein?

  • „Dafür habe ich (leider) keine Zeit.“
  • „Ich komme da nicht zu.“
  • „Das schaff ich einfach nicht.“
  • „Ich würde ja gerne, aber … [Ausrede]“

 
So hört man zumindest häufig.

Ehrlicherweise müsste es jedoch heißen: „Dafür nehme ich mir keine Zeit!“

Denn Zeit haben wir, wie gerade gezeigt, alle gleich viel.

Es scheint also eher etwas damit zu tun zu haben, wie wir unsere Zeit nutzen. Oder besser gesagt, wie wir priorisieren.

Unter Zeitmanagement versteht man im Allgemeinen alle Maßnahmen, wie beispielsweise das Priorisieren, die dazu beitragen, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen.

Was „produktiv“ dabei bedeutet, unterliegt dabei Deiner Definition. Es muss nicht immer ein sichtbares Ergebnis bei sinnvoll genutzter Zeit herauskommen. Zeit mit Deinen Liebsten zu verbringen kann dabei ebenso produktiv sein, wie beispielsweise ins Fitnessstudio zu gehen oder Geld zu verdienen.

Produktiv bedeutet demnach, Deine Zeit im Einklang mit Deinen Zielen zu nutzen. Und dafür ist der erste Schritt im Zeitmanagement verbessern, Deine eigenen Ziele zu kennen und zu definieren. Solltest Du bei Deiner Zieldefinition noch Unterstützung benötigen, so findest Du hier meinen Artikel über das saubere Setzen realistischer Ziele.

Wenn Du also weißt, was genau Du überhaupt erreichen möchtest, werden Dir die folgenden Tipps helfen, die dafür benötigte Zeit freizuschaufeln.

 

Zeitmanagement ist Zugangsmanagement

Willst Du Dein Zeitmanagement verbessern und Deine Zeit selbstbestimmt für Deine Ziele nutzen, musst Du auch dafür sorgen, dass Deine Zeit in einem gewissen Rahmen unter Deinem Schutz steht. Das bedeutet, Du solltest selbst bestimmen, wie Du Deine Zeit für Dich nutzt. Und wann Du bereit bist, sie mit anderen zu teilen!

Dazu gehört auch der Umgang mit Ablenkungen. Bei jeder Tätigkeit brauchst Du einen Moment, um „reinzukommen“. Bei Aufgaben beispielsweise arbeitest Du erst nach einer gewissen Zeit mit maximaler Effizienz.

Kommen nun aber ständig Ablenkungen wie beispielsweise Telefonate, E-Mails, Besucher Deines Arbeitsplatzes etc., so fällt Deine Effizienz auf null. Und Du brauchst erneut Zeit, Dich einzuarbeiten. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Du wegen der Ablenkung nicht an Deiner eigentlichen Aufgabe arbeitest:

Zeitmanagement verbessern - Sägezahn Effekt

Für das Optimieren Deines Zeitmanagements vermeide daher diesen Sägezahn-Effekt (dieser Effekt heißt so, weil die Grafik an die Zähne eines Sägeblatts erinnert).

Willst Du effektiv an Deinen Aufgaben arbeiten, so liegt es natürlich an Dir, Ablenkungen zu vermeiden.

 

Dein Zeitmanagement verbessern kannst Du daher mit folgenden Tipps:

  • Sprich Ruhezeiten (= Deine Arbeitsblöcke, in denen Du ungestört arbeiten willst) mit Mitarbeitern oder Familienmitgliedern ab! Schaff Dir zusammenhängende Zeitblöcke der Ruhe!
  • Stell Dein Handy auf lautlos! Rufe Menschen zurück, wann es Dir passt. Beispielsweise in Deinen geplanten Pausenzeiten. Auch musst Du nicht sofort auf jede WhatsApp-Nachricht antworten.
  • Installier ggf. eine Whitelist-App auf Dein Handy! Diese sorgt dafür, dass einige wenige, von Dir ausgewählte Personen Dich dennoch jederzeit erreichen können, auch wenn Dein Handy die meiste Zeit auf lautlos steht. Beispielsweise, wenn Du willst, dass Deine Kinder Dich immer erreichen können.
  • … und sprich das mit für Dich wichtigen Personen ab! Sage Deinen Kindern beispielsweise, dass sie Dich zwar immer erreichen können, aber während Deiner abgesprochenen Ruhezeiten nur anrufen sollen, wenn es wirklich wichtig ist.
  • Stell die Synchronisation Deines E-Mail-Programms von Echtzeit auf mindestens zwei Stunden! Du musst nicht in Echtzeit über jede Mail informiert werden.
  • Mach generell eine Informationsdiät! Checke Handys, Mails und vor allem Nachrichten etc. mit größerem Abstand. Du musst nicht jeden Mist sofort wissen. Das Meiste davon sogar gar nicht, weil es Null Relevanz für Dein Leben hat. Glaub mir, wenn etwas wirklich wichtig ist, wird es früher oder später zu Dir durchdringen.
  • Lerne, Nein zu sagen! Vor allem zu nicht zielführenden Aufgaben und zu potenziellen Ablenkungen. Schule Deine Kompetenz, Dich und Deine Zeit abzugrenzen!

Je nachdem, wie Dein Tagesablauf heute aussieht, kann auch nur eine Stunde pro Tag, die Du wirklich ablenkungsfrei für Dich und Deine Ziele nutzen kannst, einen großen Unterschied machen und Dein Zeitmanagement bereits extrem verbessern.

Zeitmanagement verbessern und Ablenkung vermeiden

 

Zeitmanagement verbessern durch das Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten

Das Managen Deiner Zeit ist ebenso eng verknüpft mit dem Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten. Du kannst Dein Zeitmanagement bereits dadurch verbessern, indem Du Dir einen Überblick über Deine offenen Tätigkeiten machst, diese priorisierst und dann in Deine Zeitplanung einplanst.

Wenn Du ein Mensch bist, der seine offenen Aufgaben auf mehreren Notizzetteln, Apps, E-Mail-Programmen etc. verstreut hat, so fange ab heute an, diese in einem (oder maximal zwei für privat und beruflich!) zentralen Dokument(en) zu sammeln!

Viele Menschen verlieren den Überblick, weil Sie ein Sammelsurium an offenen Aufgaben verstreut auf hunderte Post-it’s haben.

Zeitmanagement: Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten
 

Die folgenden Zeitmanagementtipps können Dir beim Managen Deiner Aufgaben behilflich sein:

  • Für viele meiner Klienten hat sich tatsächlich eine offline To-do-Liste etabliert.
     
    Ja, Du hast richtig gelesen. In unserem digitalen Zeitalter empfehle ich Dir eine analoge Liste. Eine Liste, die Du mit Stift auf Papier schreibst!
     
    Diese kannst Du nämlich an einen Ort legen, an dem Du Dich automatisch fast täglich aufhältst. Somit siehst Du auch sofort Deine offenen ToDo’s, ohne erst ein Programm oder eine App öffnen zu müssen.
     
    Wenn Dir unterwegs ein To-do einfällt, kannst Du dieses natürlich erst mal in Dein Handy notieren. Spätestens zu Hause solltest Du dieses jedoch in Deine analoge Liste übertragen.
  • Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, solltest Du sofort erledigen (sofern es geht)!
     
    Das Erstellen eines ToDo’s nimmt bei kurzen Aufgaben mehr Zeit in Anspruch, als die Erledigung der Aufgabe selbst. Und belastet darüber hinaus auch noch Deine Liste unnötig.
     
    Halte Deine ToDo-Liste möglichst kurz!
  • Gib jeder Aufgabe automatisch auch eine Deadline!
     
    D. h. schreib dazu, bis wann Du die Aufgabe erledigen willst. Lasse die Zeitspanne aber nicht zu groß, weil Aufgaben immer den Raum einnehmen, den man ihnen gewährt. Setzte also Deadlines, die realistisch sind: Also weder zu eng (sonst frustrierst Du Dich nur selbst), noch zu weit.
  • Sind andere Menschen bei Deinen Aufgaben involviert, so nimm auch diese in die Verantwortung! Gib Deadlines weiter und versehe auch das entsprechende ToDo mit dem dazugehörigen Namen!

 
Aus Deiner Aufgabenliste sollte eindeutig hervorgehen, was von wem bis wann gemacht wird. Gerne kannst Du auch die folgende ToDo-Listen Vorlage (PDF Download) nutzen.

 

Zeitmanagement verbessern durch das Priorisieren Deiner Aufgaben

Wenn es um Zeitmanagement geht, kommt man an einem sehr bekannten Modell kaum vorbei: Das Eisenhower Modell.

Das Eisenhower-Modell eignet sich hervorragend zum Zeitmanagement verbessern, da es Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gliedert. Es entstehen so insgesamt vier Arten von Aufgaben:

  • A-Aufgaben: Das sind wichtige und dringende Aufgaben
  • B-Aufgaben: Das sind wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
  • C-Aufgaben: Das sind nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
  • D-Aufgaben: Das sind Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Das Eisenhower Modell

 
Zu diesen Aufgabenbereichen gibt es auch Empfehlungen, wie mit diesen umzugehen ist:

  • A-Aufgaben solltest Du sofort selbst erledigen.
  • Für B-Aufgaben Freiräumen schaffen und diese dann zu späterem Zeitpunkt erledigen.
  • C-Aufgaben solltest Du delegieren.
  • D-Aufgaben solltest Du ignorieren.

 
Zeitmanagement verbessern mittels Eisenhower Modell

 
Die Herausforderung in der Anwendung des Eisenhower-Modells sind nicht die Handlungsempfehlungen, sondern die Einteilung nach wichtig und dringlich.

Mal ganz ehrlich, wann ist etwas wirklich wichtig und dringlich?

Echte A-Aufgaben sind extrem selten: Vieles von dem, was andere Menschen für Dich zu A-Aufgaben machen, ist eigentlich nicht so wichtig.

Wenn Du mit einer vermeidlichen A-Aufgabe konfrontiert bist, hinterfrage die Sinnhaftigkeit der Aufgabe: Ist die Aufgabe wirklich so wichtig und dringend, wie es von anderen oder Dir selbst angepriesen wird?

Denn jemand, der sich ständig um dringende Aufgaben kümmert, wird kaum noch Zeit für die wichtigen Aufgaben haben!
Zeitmanagement verbessern und wichtige statt dringende Aufgaben erledigen
 
Aber vor allem die B-Aufgaben sind diejenigen, auf die es ankommt. Vor allem für langfristige Zufriedenheit und für Erfolg. B-Aufgaben sind zum Beispiel einen gesunden Körper zu etablieren oder tragfähige, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen.

Du kannst auch morgen noch ins Fitness-Studio gehen, Dich gesund ernähren oder Deine Eltern besuchen. Und wenn es morgen nicht klappt, dann eben übermorgen … so vergeht Deine Zeit. Und Du hast immer noch 10 Kilo zu viel für Deine Größe. Und auch Deine Eltern hast Du seit Wochen nicht mehr gesehen.

 

Gib den B-Aufgaben daher auch eine gewisse Dringlichkeit

Aufgrund der Funktionsweise unseres Gehirns und unserer historischen Abstammung sind wir Menschen darauf programmiert, Verluste um jeden Preis meiden zu wollen (Verlustaversion). Der Gewinn von zusätzlichen Ressourcen ist jedoch weniger überlebenswichtig. Somit ist der Anreiz auch nicht besonders hoch, für zusätzliche Gewinne zu sorgen, wenn das Existenzminimum bereits gesichert ist. Vor allem, wenn es sich um Gewinne handelt, die weit in der Zukunft liegen.

Genauso verhält es sich mit den B-Aufgaben, die für Deine Ziele und für Deine Selbstverwirklichung so entscheidend sind. Finanziell frei zu werden oder einen trainierten Körper zu haben, ist nicht überlebenswichtig. Daher werden diese langfristig wichtigen Dinge aufgeschoben, da ihnen die Dringlichkeit fehlt.

Damit die wirklich wichtigen Dinge in Deinem Alltag nicht untergehen, kannst Du B-Aufgaben beispielsweise wie Geschäftstermine behandeln und Dir diese verbindlich in Deinen Kalender eintragen. Oder andere Menschen mit in die Pflicht nehmen, Dich bei der Erledigung dieser Aufgaben zu unterstützen (dies erzeugt positiven, sozialen Druck).

 

Deine Zeit sinnvoll planen

Um Dein Zeitmanagement verbessern zu können, ist eine ehrliche Bestandsaufnahme wichtig.

Betrachte mal ganz ehrlich, wie Du Deine letzte Woche verbracht hast! Und prüfe, an welchen Stellen Du Optimierungspotenziale ausfindig machen kannst!

Gibt es Tätigkeiten, die Du zeitlich einschränken oder sogar komplett aufgeben kannst (D-Aufgaben), um Freiräume zu schaffen?

Falls ja, dann nutze diese Zeiträume, die Du freigeschaufelt hast, dafür, tatsächlich an Deinen Zielen zu arbeiten!

Es ist besser, jeden Tag ein wenig zu machen und kontinuierlich an Deinen Zielen zu arbeiten (B-Aufgaben erledigen). Dies ist viel zielführender, als zu versuchen, ganz viel auf einmal zu schaffen, Dich damit zu überfordern und schlussendlich aufzugeben.

Auch wenn es am Anfang nur 15 Minuten pro Tag sind, an denen Du an Deiner Zielerreichung arbeitest, sind es bereits fast zwei Stunden pro Woche.

Besser wäre es natürlich, noch mehr Zeit pro Tag an Deinen Zielen zu arbeiten. Beispielsweise im Schnitt eine Stunde pro Tag oder jede zwei Tage zwei Stunden. Je mehr Du investierst, desto schneller wirst Du auch vorankommen.

 

Plane Deine Zeit im Einklang mit Deinen Zielen. Beachte bei der Planung vor allem die folgenden Tipps:

  • Bedenke den Einfluss von Kontinuität auf das große Ganze! Regelmäßigkeit ist viel besser, als beispielsweise zu versuchen, wichtige Ziele an einem Wochenende zu erreichen.
  • Plan in Deinem Zeitmanagement Erholungs- und Entspannungszeiten ein!
  • Verbring Deine Pausen- und Erholungszeiten hochwertig! Beispielsweise gutes Essen mit guten Freunden statt Netflix.
  • Beachte in Deiner Ziel- und Zeitplanung, dass alle Deine wichtigen Lebensbereich Berücksichtigung finden sollten! (Ganzheitlichkeit)
  • Kombiniere Deine Aufgaben/Tätigkeiten! Hast Du beispielsweise längere Fahren vor Dir, höre während der Fahrt Hörbücher. Hier kannst Du Dir beispielsweise einen kostengünstigen Amazon Audible Account einrichten.
  • Plane im Einklang mit Deinem Tagesrhythmus! Bist Du abends beispielsweise kreativer, lege entsprechende Aufgaben auf Abends und Routineaufgaben auf Morgens.
  • Plane Puffer für Unvorhersehbares ein!

 
Berücksichtigst Du die hier beschriebenen Tipps zum Zeitmanagement, wie beispielsweise das Zugangsmanagement und das Management Deiner Aufgaben und Tätigkeiten, so wird sich Dein Zeitmanagement deutlich verbessern.

Bedenke, dass irgendwann der Moment kommt, an dem Du tatsächlich keine Zeit mehr übrig hast. Bis es so weit ist, nutze Deine Zeit mit den Dingen, von denen Du sagst, diese seien Dir wichtig!

Solltest Du Unterstützung wollen, um Dein Zeitmanagement zu verbessern, so könnte ein professionelles Coaching für Dich das Richtige sein. In einem Coaching können wir Deine Zeitfresser identifizieren, Deine Ziele schärfen und mit einem strukturierten Plan dafür sorgen, dass Du Deine Zeit derart gestaltest, dass diese im Einklang mit Deinen Werten und Zielen ist.

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Gregor Wojtowicz Profilbild
Veröffentlicht von Gregor Wojtowicz am
Coach bei Quality - Lifestyle

Gregor Wojtowicz ist Master der Wirtschaftspsychologie (M.Sc.) und Diplom Wirtschaftsmathematiker. Er arbeitet als Unternehmensberater, Führungskräftetrainer und systemischer Business Coach für international tätige Unternehmen sowie als Personal und Life Coach mit Privatpersonen. Seine Themenschwerpunkte liegen in den Bereichen Psychologie, Coaching, Persönlichkeitsentwicklung, Führungskräfteentwicklung und Kommunikation.