Effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche: Das Kommunikationsquadrat
Ob Du Deine Kommunikation verbessern oder Dich auf ein schwieriges Gespräch vorbereiten willst: Das im Folgenden beschriebene Kommunikationsquadrat ist ein Kommunikationsmodell, welches eine wichtige Grundlage für alle Arten der Kommunikation darstellt und mit dem Du wunderbar eine strukturierte Gesprächsvorbereitung sicherstellen kannst. Es eignet sich vor allem auch, Dich auf schwierige Gespräche vorzubereiten.
Gespräche vorbereiten mit dem Kommunikationsquadrat: Etwas Hintergrundwissen
Bereits in den dreißiger Jahren des letzten Jahrhunderts hatte der Sprachpsychologe Kahl Bühler die Idee, dass eine Aussage „mehrere Seiten“ habe. Der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick (von ihm stammt auch das bekannte Axiom „Man kann nicht nicht kommunizieren!“) griff Bühlers Idee auf und Friedemann Schulz von Thun vertiefte diese letztendlich zu dem Kommunikationsquadrat, welches heute besser bekannt ist als „Vier-Seiten-Modell“ oder „Vier-Ohren-Modell“.
Obwohl das Kommunikationsquadrat allseits bekannt ist, scheint die Anwendung dieses und die daraus resultierenden Möglichkeiten der Interaktion den meisten Menschen nicht allzu geläufig zu sein. Vor allem für eine effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche bildet es eine gute Grundlage zur Gesprächsvorbereitung.
Im Folgenden erfährst Du:
- Wie das Kommunikationsquadrat die vier Ebenen einer Nachricht beschreibt,
- welche Möglichkeiten zu reagieren es Dir verschafft und
- wie es Dir bei der Vorbereitung auf schwierige Gespräche hilft.
Das Kommunikationsquadrat: Vier Seiten einer Nachricht
Die Idee hinter dem anschaulichen Kommunikationsquadrat-Modell ist recht simpel. Wenn Menschen miteinander reden, sind immer vier Aspekte gleichzeitig im Spiel – die 4 Seiten einer Nachricht:
- Sachebene ⇒ Hiermit ist der Austausch über Inhalte gemeint.
- Selbstkundgabe ⇒ Mit jeder Aussage zeigt der Sender auch etwas von sich selbst.
- Beziehungsebene ⇒ Der Sender drückt (meist nonverbal) aus, was er vom Gesprächspartner hält.
- Appell ⇒ Der Sender sagt oder zeigt mehr oder minder eindeutig, wozu er den Empfänger veranlassen möchte. Bzw. was er von diesem erwartet.
Ein einfacher Satz wie „Ich kämpfe mich hier durch Deine Notizen“ trägt also viel mehr Information, als es auf den ersten Blick scheint – wenn man mit allen „4 Ohren“ zuhört:
- Sachebene (meistens recht offensichtlich): „Ich bin gerade dabei, Deine Notizen durchzuarbeiten.“
- Selbstkundgabe: „Mit dem Chaos hier komm ich nicht gut zurecht. Ich bin im Stress.“
- Beziehungsebene: „Du bist ein Chaot!“
- Appell: „Hilf mir bitte mal!“ oder auch „Arbeite beim nächsten Mal bitte ordentlicher!“
So oder so ähnlich können die vier Seiten einer Nachricht aussehen.
Recht einleuchtend. Aber was bringt Dir das jetzt, fragst Du Dich vielleicht.
Wie Du dieses vier Ohren Modell von Schulz von Thun für Deinen kommunikativen Erfolg und vor allem auch für Deine Gesprächsvorbereitung nutzen kannst, erfährst Du jetzt:
Vier Möglichkeiten zu reagieren
Wie oben beschrieben, enthält jede Aussage vier verschiedene Teilaussagen. Diese vier Ebenen der Kommunikation ermöglichen Dir, entsprechend zu reagieren.
Nehmen wir einmal an, jemand sagt zu Dir „Diese Ausarbeitung ist Mist!“. Anstatt es gleich persönlich zu nehmen und zum Gegenschlag auszuholen, hast Du nun ein ganzes Portfolio an Möglichkeiten, darauf einzugehen.
- Auf der Sachebene: Du kannst auf die geäußerte Tatsache eingehen und den Sachaspekt der Botschaft in den Vordergrund stellen. Dies ist vor allem dann erfolgversprechend, wenn es Deinem Gegenüber um einen Austausch auf der Sachebene geht.
Komplett sachlich kannst Du darauf z. B. antworten „Diese Ausarbeitung beinhaltet die aktuellen Quartalszahlen.“ - Auf die Selbstkundgabe: Du kannst Dich einfühlen in die Situation des anderen und seine Gefühlslage ansprechen. Beispielsweise mit „Ich nehme wahr, dass Du verärgert bist!“
- Auf die Beziehungsebene: Du kannst darauf eingehen, wie Du den Umgang gerade erlebst. Bzw. wie Du Dich behandelt fühlst. Z. B. „Ich habe das Gefühl, Du ärgerst Dich über mich.“
Hier bleibt dem Gesprächspartner fast nichts anderes übrig, als genauer zu beschreiben, was er mit seiner ursprünglichen Aussage meinte. - Auf den Appell: Du kannst den unausgesprochenen Wunsch, der mitschwingt, versuchen zu klären. Z. B. „Möchtest Du, dass ich einen Blick auf die Ausarbeitung werfe?“
Wie Du siehst, kannst Du auf allen Ebenen zur Klärung der Interaktion beitragen. Und so Missverständnisse aktiv vermeiden! Du hast also eine gewisse Entscheidungsfreiheit, auf welche Seite einer Nachricht Du eingehen willst. Daher spricht man auch von einer Hör-Verantwortung.
Bewusstes Wechseln der Ebenen gibt Dir Handlungsspielräume in der Kommunikation und eröffnet Dir neue Gesprächsperspektiven.
Wenn Du dies erst einmal verinnerlicht hast, kannst Du sehr flexibel auf Deinen Gesprächspartner reagieren. Damit kannst Du ein Gespräch sehr gezielt steuern. Und auch im Konfliktfall immer möglichst deeskalierend reagieren.
Das Kommunikationsquadrat für die Gesprächsvorbereitung nutzen
Besonders nützlich ist das Modell des Kommunikationsquadrates, wenn es um die effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche geht. Für ein erfolgreiches Gespräch ist eine gute Vorbereitung fundamental.
Anhand des Kommunikationsquadrates kannst Du Dir nun auf allen Ebenen überlegen, was Du in dem Gespräch erreichen willst. Und somit alle vier Ohren Deines Gesprächspartners ansprechen.
Du kannst Gespräche vorbereiten basierend auf allen vier Seiten nach Schulz von Thun:
Sachebene:
- Was will ich inhaltlich vermitteln?
- Welche Themen will ich ansprechen?
- In welcher Reihenfolge?
- Welche Argumente, Gründe und Beispiel habe ich?
Selbstkundgabe:
- Wie erlebe ich persönlich die Situation?
- Was sind meine Gefühle und Bedürfnisse?
- Was davon will ich mitteilen? Und auf welche Weise?
Beziehungsebene:
- Wie will ich die Beziehung gestalten?
- Auf welche Weise sieht der andere vermutlich die Situation?
- Wie kann ich Kritik äußern, ohne zu verletzen?
Appell:
- Was ist mein Minimal-Ziel?
- Was ist mein Maximal-Ziel?
- Welche Wünsche und Forderungen habe ich?
Derart gut vorbereitet bist Du Dir Deiner eigenen Ziele und Argumente klar. Und hast darüber hinaus auch die zwischenmenschliche Beziehung im Blick. Denn selbst, wenn Du Dein Sachziel durchsetzt, dabei aber die Beziehungsebene störst, kann das Gespräch nicht als nachhaltiger Erfolg gewertet werden. Zumindest nicht, wenn Du darauf angewiesen bist, noch weiter mit diesem Gesprächspartner zu kommunizieren bzw. zusammenzuarbeiten. Entscheidend ist nämlich nicht nur die Absicht, sondern auch die Wirkung des Gesagten!
Wie geht es nach der Gesprächsvorbereitung weiter?
Nach Deiner Selbstklärung mittels des Kommunikationsquadrates musst Du nur noch die Rahmenbedingungen mit Deinem Gesprächspartner klären:
- Was ist das übergeordnete Gesprächsthema?
- Wann und wo wollt ihr euch aussprechen?
- Wer wird alles dabei sein? Nur ihr beide oder auch weitere Personen?
- Welchen zeitlichen Rahmen soll das Gespräch haben?
Verabrede Dich mit Deinem Gesprächspartner zum Gespräch und kündige an, worum es geht! Sonst kann es sein, dass sich Dein Gesprächspartner überrumpelt fühlt.
Zu der effektiven Vorbereitung auf heikle Gespräche kannst Du im zweiten Artikel Tipps und Tricks zur Gesprächsführung in Erfahrung bringen. Du erfährst, wie Dir eine gute Gesprächseröffnung gelingt, Du Deine eigene Sichtweise erläuterst, Dich im Gespräch am Gegenüber orientierst und wie Du einen konstruktiven Dialog führst.
Darüber hinaus kannst ich Dir das Buch „Meine Sprache und ich: mit Sprachstruktur Persönlichkeit entwickeln“ von Theodor von Stockert empfehlen. Dieses wird Dich unterstützen, neben der hier beschriebenen Gesprächsvorbereitung noch mehr Struktur in Deine Gespräche zu bringen und gleichzeitig Deine Persönlichkeit zu entwickeln.
Für individuelles Feedback zu Deiner Kommunikation und Deinem Auftreten könnte ein persönliches Coaching auch überaus hilfreich sein. Dort können wir auch schwierige Gespräche gemeinsam vorbereiten und einüben und so Deinen Gesprächserfolg sicherstellen.
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(Quellen: „Professionelle Gesprächsführung“ von Christian-Rainer Weisbach und Petra Sonne-Neubacher und „Coaching: Miteinander Ziele erreichen“ von Maren Fischer-Epe)
