Effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche: Teil 2 – Gesprächsführung

Ob ein Gespräch erfolgreich verläuft oder nicht, hängt größtenteils mit Deinen Fähigkeiten der Gesprächsführung zusammen.

Viele Menschen überschätzen die Position und die Einstellung des Gesprächspartners. Beispiele hierfür sind Sätze wie „Mit dem kann man nicht reden“. Oder „Dazu bekomme ich ihn nie. Der versteht mich sowieso nicht“.

Gleichzeitig unterschätzen sie die Macht, die in einer guten Gesprächsvorbereitung und strukturierten Gesprächsführung liegt.

Möglicherweise hast Du sogar recht. Dein Gegenüber hat Dich bis jetzt wirklich nie verstanden. Vermutlich lag es jedoch daran, dass Du Dich nicht klar genug ausgedrückt hast! Und darüber hinaus das Gespräch nicht an Deinem Gegenüber ausgerichtet hast.

In den folgenden Zeilen bekommst Du einen Leitfaden über eine gute Gesprächsführung an die Hand. Die hier aufgezeigten Strategien werden Dir ein erfolgreiches Gespräch ermöglichen. In Kombination mit einer effektiven Gesprächsvorbereitung ist ein erfolgreicher Ausgang des Gespräches sehr wahrscheinlich.

 

Erfolgreiche Gesprächsführung: Vorbereitung und Allgemeines

Besonders wichtig Für ein erfolgreiches Gespräch ist eine gute Vorbereitung. Nützlich ist hierbei das Modell des Kommunikationsquadrates, wenn es um die effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche geht.

Anhand des Kommunikationsquadrates kannst Du Dir auf allen Gesprächsebenen überlegen, was Du in dem Gespräch erreichen willst. Solltest Du mit dem Modell nicht vertraut sein, so lies Dir bitte den Artikel dazu durch. Derart gut vorbereitet bist Du Dir Deiner eigenen Gesprächsziele und Argumente klar und hast auch die zwischenmenschliche Beziehung im Blick.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für eine gute Gesprächsführung ist die Orientierung am Gegenüber. Oft wird bei der Gesprächsvorbereitung bei lauter Vorbereitung der eigenen Argumente und Ziele die Position des Gesprächspartners komplett vergessen.

Wenn Du mit jemand anderen wirklich erfolgreich kommunizieren willst, solltest Du erst einmal verstehen, welche Sichtweise Dein Gegenüber hat! Erst, wenn Du seine Standpunkte, Interessen, Beweggründe, aber auch Befürchtungen und Ängste wirklich verstanden hast, kannst Du auf diese eingehen und in Einklang mit Deinen eigenen Zielen bringen.

Petra Sonne-Neubacher und Christian-Rainer Weisbach formulieren in Ihrem Buch „Professionelle Gesprächsführung“ die Formel E = Z * O:

Erst dann ist der Erfolg Deines Gespräches (E) gegeben, wenn Du Deine eigenen Ziele (Z) klar formuliert hast und Dich am Gegenüber orientierst (O).

Wie bei einem mathematischen Produkt ist der Erfolg Deines Gespräches (E) gleich null, wenn einer der beiden Faktoren gleich null ist. D. h. ohne eine wertschätzende und einfühlende Orientierung am Gegenüber kann Dein Gespräch nicht erfolgreich sein. Selbst wenn Du Dir Deine eigenen Ziele und Anliegen gründlich überlegt hast, scheiterst Du, wenn Du nicht verstanden hast, worauf es Deinem Gegenüber ankommt.

Mach Dir also Gedanken darüber, wie Dein Gesprächspartner die Situation sieht! Und denke ebenfalls darüber nach, was dieser möglicherweise erreichen möchte!

 

Gesprächsvereinbarung

Im besten Fall hast Du das zu führende Gespräch mit Deinem Gesprächspartner vorher vereinbart. Nach der Klärung Deiner Gesprächsziele solltest Du die Rahmenbedingungen klären:

  • Wann und wo wollt ihr euch aussprechen?
  • Welchen zeitlichen Rahmen soll das Gespräch haben?

Verabrede Dich mit Deinem Gesprächspartner zum Gespräch und kündige an, worum es gehen soll! Sonst kann es sein, dass sich Dein Gesprächspartner überrumpelt fühlt. Vor allem bei heiklen Gesprächsthemen empfehle ich Dir, das Gespräch vorher zu vereinbaren und auch Deinem Gegenüber die Chance zu geben, sich auf dieses vorzubereiten.

Beispiele, bei denen eine gründliche Vorbereitung absolut notwendig sind, sind beispielsweise Gespräche über das Gehalt (Gehaltsverhandlungen) oder Bewerbungsgespräche.

Jedoch gibt es sicherlich auch Situationen, wo eine Vorbereitung nicht möglich scheint. An dieser Stelle möchte ich Dir einen guten Tipp mit auf den Weg geben, den viele Menschen scheinbar übersehen: Sollte Dich jemand mit einem Gespräch überrumpeln, so steht es Dir natürlich frei, höflich darauf hinzuweisen, dass es Dir gerade nicht passt. Und Du gerne einen Termin für das Gespräch machen möchtest.

Nur weil es beispielsweise Dein Chef ist, musst Du auf ein „Herr Müller, kommen Sie bitte in mein Büro! Ich will mit Ihnen über Ihr Gehalt für das kommende Jahr sprechen.“ nicht schlecht vorbereitet in das für Dich wichtige Gespräch einsteigen! Nichts spricht gegen ein „Für dieses Gespräch möchte ich mich gerne ein wenig vorbereiten. Passt es Ihnen, morgen Nachmittag gegen 14 Uhr darüber zu sprechen?“

Willst Du spontan ein Gespräch führen, so gebietet es die Höflichkeit, Deinen Gesprächspartner zu fragen, ob es gerade überhaupt passt. Sollte dies nicht der Fall sein, so hast Du das natürlich zu akzeptieren!

In diesem Fall vereinbarst Du aber am besten direkt einen Gesprächstermin. Lass Dich nicht abwimmeln, sondern nimm Deinen Gesprächspartner in die Verantwortung. Z. B. mit „Ich verstehe. Wann hätten Sie denn Zeit für ein Gespräch?“

Solltest Du das Gespräch spontan führen wollen, so ist es umso wichtiger, einen passenden Rahmen für dieses zu schaffen. Dazu gehört ein ruhiger Ort. Und die Sicherheit, dass Ihr auch wirklich über die geplante Gesprächszeit ungestört seid. Das gilt nicht nur für Menschen, die in den Gesprächsraum hereinplatzen könnten (dafür gibt es die „Besetzt“ Schildchen), sondern natürlich auch für Handys etc.

 

Das Gespräch geschickt beginnen

Wie fange ich am besten an?

Neben der inhaltlichen Vorbereitung ist der gute Kontakt zum Gesprächspartner entscheidend. Falle nicht gleich mit der Tür ins Haus, sondern setzt euch erst einmal hin und kommt an.

Wenn es in den Kontext der Situation passt, ist der Kontaktaufbau durch Smalltalk eine gute Wahl. Auch wenn es möglicherweise abgedroschen klingt, beruhigt ein „Haben Sie gut hergefunden?“, „Darf ich Ihnen einen Kaffee einschenken oder möchten Sie lieber ein Wasser?“. Oder „Wie läuft es gerade bei Dir in der Abteilung?“. Derart „weich“ stimmt ihr euch ins Gespräch ein.

Dabei sollte auch Wertschätzung nicht fehlen. Beispielsweise „Vielen Dank, dass Sie Zeit gefunden haben für unser Gespräch!“.

Danach solltest Du, wenn Du um das Gespräch gebeten hast, klar den Rahmen abstecken: „Herr Müller, folgende zwei Themen möchte ich mit Ihnen besprechen. Es geht um [Thema 1] und um [Thema 2]. Ich habe dafür etwa eine Stunde eingeplant.“

An der Stelle geht es auch erst einmal nur darum, dass klar ist, welche Themen inhaltlich besprochen werden sollen. Deine Argumente, Hintergründe und Details kannst Du Dir für spätere Gesprächsphasen aufsparen.

Man spricht hier auch vom pyramidalen Erzählen. D.h. erst benennst Du die Themen / Kernaussagen und gehst im weiteren Verlauf immer weiter in die Details. So wie eine Pyramide, die oben spitz ist und nach unten hin immer breiter wird.

 

Die Sichtweise des Gesprächspartners einholen / eigene Sichtweise erläutern

Nachdem klar ist, worüber gesprochen werden soll, geht es erst einmal um einen Austausch der Sichtweisen. Ob Du zuerst mit Deiner Sichtweise beginnst oder Dein Gegenüber beginnt, hängt von der speziellen Situation ab. Für gewöhnlich beginnt derjenige, der um das Gespräch gebeten hat.

In dieser Phase ist Transparenz besonders wichtig. Bevor Du Deinen Gegenüber mit Argumenten überhäufst, solltest Du erst einmal dafür sorgen, dass dieser überhaupt versteht, warum Du diese Argumente hast. Erkläre Deine eigene Wahrnehmung, Deine Motivation (d. h. Deine Gründe) und Deine Schlussfolgerungen daraus.

Unser Artikel über das Ansprechen von Sichtweisen (und Emotionen) kann Dich unterstützen, Dich hier zu sortieren.

Und genauso kannst Du bei der Sichtweise Deines Gegenübers nachfragen, warum er diese hat und was seine Beweggründe sind.

In dieser ersten Aussprache geht es darum, die Kernpunkte herausstellen. Und nicht darum, in einen Schlagabtausch zu gehen und lange zu argumentieren. Je mehr Du hier „abfeuerst“, desto wahrscheinlicher wird der Gesprächspartner abblocken und einhaken. Und schon verhedderst Du Dich auf Nebenschauplätzen und verlierst den roten Faden.

Formuliere also kurz und knapp die Punkte, die Du bei Deiner Gesprächsvorbereitung als wichtig erachtet hast. Und stelle diese transparent dar!

Genauso gibst Du Deinem Gesprächspartner genügend Zeit, seine Sichtweise zu erläutern. Ohne einzuhaken und zu unterbrechen!

 

Verstehen heißt nicht, auch einverstanden zu sein!

Es geht ausschließlich um gegenseitiges Verständnis. Dies soll bei dem Sichtweisen-Austausch sichergestellt werden. Dafür solltest Du erst einmal aktiv zuhören!

Du kannst beispielsweise das Gesagte Deines Gesprächspartners umschreiben: „Wenn ich Sie richtig verstehe, dann …“

Und Kern-Aussagen auf den Punkt bringen: „Besonders wichtig ist Ihnen zum einen … und zum anderen … “.

Oder ebenso die Sichtweise bzw. die Argumente wiederholen: „Ihrer Meinung nach gibt es also folgende drei Nachteile: Erstens … , zweitens … und drittens … .“

Damit kannst Du Dich vergewissern, dass Du Deinen Gegenüber auch richtig verstanden hast. Dies verhindert, dass Du das Gesagte auf Deine Weise interpretierst und somit Deinen Gegenüber doch nicht verstehst.

Erfahrungsgemäß ist man in Gesprächen derart mit sich selbst beschäftigt, dass der Teil des gegenseitigen Verständnisses völlig untergeht. Dieser ist aber extrem wichtig für den Gesprächserfolg: Wir Menschen haben das starke Bedürfnis, verstanden zu werden. Nimmt Dir also Zeit und höre gut zu!

Ohne Verständnis ist die Gefahr einfach groß, dass Du an Deinem Gesprächspartner vorbei argumentierst. Dies wäre für ein erfolgreiches Gespräch nicht förderlich.

Deshalb zu guter Letzt noch ein wichtiger Leitsatz beim Einholen fremder Sichtweisen:

Nur weil Du etwas verstanden hast, heißt das noch lange nicht, dass Du auch einverstanden sein musst!

Wie beim obigen Beispiel kannst Du also gerne die Nachteile aus Sicht des Gesprächspartners aufzählen, um zu vergewissern, dass Du diese richtig verstanden hast. Danach kannst Du immer noch Deine Sichtweise danebenstellen und gegen argumentieren, wenn Du das möchtest.

Der Spielraum zur Diskussion und dem Anbringen von Gegen-Argumenten bleibt Dir erhalten. Du wirst jedoch merken, dass sich das Gespräch wesentlich einfacher gestalten wird, wenn alle Beteiligten sich verstanden fühlen.

Du kannst also Deinen Gesprächspartner verstehen und dennoch anderer Meinung sein 😉

 

Einen konstruktiven Dialog führen

Nachdem die Sichtweisen offen gelegt wurden, geht es an einen Sach-Austausch. Möglichst ohne emotionale Beteiligung!

Formuliere eigene Interesse und Erwartungen und frag auch nach denen Deines Gesprächspartners! Versuche auch, die Hintergründe seiner Sichtweisen zu verstehen. Dies erreichst Du durch einfaches Nachfragen.

Stelle offene Fragen, um den Gesprächspartner zu einer Stellungnahme anzuregen: „Wie sind Ihre Vorstellungen zu diesem Thema?“. Und gib die Möglichkeit, seine Sichtweise genauer zu erklären. Dadurch wird sich Dein Gesprächspartner ernst genommen und verstanden fühlen. Dies sind starke menschliche Bedürfnisse, wie weiter oben bereits beschrieben.

Wenn Entscheidungen zu treffen sind, so fordere durch geschlossene Fragen eindeutig zu einer Stellungnahme auf. Z. B. mit „Übernehmen Sie diese Aufgabe?“. Abweichungen sind bei geschlossenen Fragen nur schwer möglich, da hier klare Ja / Nein Entscheidungen gefragt sind.

Jede Antwort Deines Gesprächspartners gibt Dir wieder neue Möglichkeiten, Gesagtes zu vertiefen. Oder zu dem nächsten zu besprechenden Thema zu wechseln, sofern Du das willst.

Wechsel jedoch nur zwischen den Gesprächsthemen, wenn diese fertig besprochen sind! Wenn Du mehrere Themen besprichst und dann noch zwischen diesen springst, ist dies für den Gesprächserfolg nicht zuträglich. Nur wenn die Themen nahe beieinander liegen oder sich gegenseitig beeinflussen, solltest Du dies tun.

Wichtig ist, dass so lange ein Austausch stattfindet, bis die Sichtweisen und Argumente von beiden verstanden wurden. Es geht schließlich um einen Dialog. D. h. beide reden und tauschen sich aus!

 

Lösungen erarbeiten und Vereinbarung treffen

Wenn Du an diesen Punkt bei der Gesprächsführung angekommen bist, liegt der schwierigste Teil bereits hinter Dir. Nun gilt es, Lösungen zu entwickeln, die für alle zuträglich sind.

Dies gestaltet sich aber erfahrungsgemäß nicht mehr so schwierig, wenn Interessen und Erwartungen geklärt wurden. Oft gibt es nämlich mehr Gemeinsamkeiten, also Du von vornherein erwartet hättest.

Sichtweisen liegen meist gar nicht so weit auseinander. Du hast Dir möglicherweise nur nie die Mühe gemacht, diese zu erfragen. Weil Du vielleicht bereits von einer bestimmten Weltsicht Deines Gegenübers ausgegangen bist.

In unserem Artikel über das Erfragen und Mitteilen von Bedürfnissen erfährst Du mehr zu diesem Thema.

Besprich verschiedene Alternativen und wähle gemeinschaftlich die Beste für euch beide!

Triff daraufhin Vereinbarungen für die Zukunft:

  • Was bedeutet das Ergebnis eures Gespräches nun konkret?
  • Wer macht (oder unterlässt) in Zukunft was genau?

Klare abgestimmte Handlungen, Verantwortlichkeiten und Termine sorgen dafür, dass die Ergebnisse des Gespräches nicht untergehen und kontrollierbar bleiben.

 

Gesprächsabschluss: Zusammenfassen, ggf. schriftlich festhalten und abschließen

An dieser Stelle geht es nur noch um einen sauberen Abschluss.

Fass nochmals die besprochenen Punkte sowie erarbeitete Lösungen zusammen. Wurden mehrere Themen besprochen, so ist es ratsam, Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Auch kann es sein, dass aufgrund von Zeitmangel oder weiteren Faktoren nicht alles besprochen werden konnte. In diesem Fall gilt es, Zwischenergebnisse festzuhalten und sich für einen weiteren Gesprächstermin zu verabreden.

Bedanke Dich auf jeden Fall für das Gespräch und arbeite für Dich nach, ob Du Deine Ziele erreichen konntest. Und reflektiere ebenfalls im Anschluss, an welchen Stellen des Gesprächs Du noch Entwicklungspotential in Deiner Kommunikation hast.

Vor allem, wenn jahrelang keine konstruktiven Gespräche geführt worden sind, solltest Du nicht erwarten, alles in einem Termin / Gespräch lösen zu können. Es wird die zwischenmenschliche Beziehung jedoch für die Zukunft deutlich entlasten, wenn auf diese beschriebene Art und Weise Gespräche geführt werden. So kommt es nämlich gar nicht mehr dazu, dass sich Unverständnis und Missmut lange aufstauen.

Zusammenfassend gilt, dass Du Dein Anliegen möglichst transparent vortragen und die Situation grundsätzlich so gestalten solltest, dass sich Dein Gesprächspartner ernst genommen und wertgeschätzt fühlt. Denn das sind die Grundvoraussetzungen, für eine effektive und zielführende Gesprächsführung.

Du hast nun einen umfangreichen Leitfaden für eine gelungene Gesprächsführung an der Hand. Es gibt jedoch noch einige sprachliche Strategien, die Du anwenden kannst: Erfahre durch Klick auf die Links, welche Elemente ein Gespräch stören und mit welchen sprachlichen Mitteln Du Gespräche voranbringen kannst.

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(Quellen: „Professionelle Gesprächsführung“ von Christian-Rainer Weisbach und Petra Sonne-Neubacher und „Coaching: Miteinander Ziele erreichen“ von Maren Fischer-Epe)


Gregor Wojtowicz Profilbild
Veröffentlicht von Gregor Wojtowicz am
Coach bei Quality - Lifestyle

Gregor Wojtowicz ist Master der Wirtschaftspsychologie (M.Sc.) und Diplom Wirtschaftsmathematiker. Er arbeitet als Unternehmensberater, Führungskräftetrainer und systemischer Business-Coach für international tätige Unternehmen sowie als Personal und Life Coach mit Privatpersonen. Seine Themenschwerpunkte liegen in den Bereichen Psychologie, Coaching, Persönlichkeitsentwicklung, Führungskräfteentwicklung und Kommunikation.