Effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche: Teil 2 – Gesprächsführung

Ob ein Gespräch erfolgreich verläuft oder nicht, hängt größtenteils mit Deinen Fähigkeiten der Gesprächsführung zusammen. Viele Menschen überschätzen die Position und Einstellung des Gesprächspartners („Mit dem kann man nicht reden.“ oder „Dazu bekomme ich ihn nie, der versteht mich sowieso nicht.“) und unterschätzen die Macht, die in einer guten Gesprächsvorbereitung und strukturierten Gesprächsführung liegt.

Vielleicht hast Du sogar recht, und Dein Gegenüber hat Dich bis jetzt wirklich nie verstanden. Vermutlich lag es jedoch daran, dass Du Dich nicht klar genug ausgedrückt und das Gespräch nicht an Deinem Gegenüber ausgerichtet hast.

In diesem Artikel bekommst Du einen Leitfaden an die Hand, der Dir eine effektive Gesprächsführung ermöglicht. In Kombination mit einer guten Gesprächsvorbereitung ist ein erfolgreicher Ausgang des Gespräches sehr wahrscheinlich.

 

Gesprächsführung: Vorbereitung und allgemeines

Für ein erfolgreiches Gespräch ist eine gute Vorbereitung fundamental. Besonders nützlich ist das Modell des Kommunikationsquadrates, wenn es um die effektive Vorbereitung auf heikle Gespräche geht.

Anhand des Kommunikationsquadrates kannst Du Dir auf allen Gesprächs-Ebenen überlegen, was Du in dem Gespräch erreichen willst. Solltest Du mit dem Modell nicht vertraut sein, so lies Dir bitte den Artikel dazu durch. Derart gut vorbereitet bist Du Dir Deiner eigenen Ziele und Argumente klar und hast auch die zwischenmenschliche Beziehung im Blick.

Eine weiterer wichtiger Aspekt für eine gute Gesprächsführung ist die Orientierung am Gegenüber. Oft wird bei der Gesprächsvorbereitung bei lauter Vorbereitung der eigenen Argumente und Ziele die Position des Gesprächspartners komplett vergessen.



Wenn Du mit jemand anderen wirklich erfolgreich kommunizieren willst, solltest Du erst einmal verstehen, welche Anliegen Dein Gegenüber hat. Erst wenn Du seine Standpunkte, Interessen, Beweggründe, aber auch Befürchtungen und Ängste wirklich verstanden hast, kannst Du auf diese eingehen und in Einklang mit Deinen eigenen Zielen bringen.

Christian-Rainer Weisbach und Petra Sonne-Neubacher bringen es in Ihrem Buch „Professionelle Gesprächsführung“ mit der Formel E = Z * O auf den Punkt:

Der Erfolg Deines Gespräches (E) ist erst dann gegeben, wenn Du Dir Deiner eigenen Ziele klar bist (Z) und Dich am Gegenüber orientierst (O).

Wie bei einem mathematischen Produkt ist der Erfolg Deines Gespräches (E) gleich Null, wenn einer der beiden Faktoren gleich Null ist. D. h. ohne eine wertschätzende und einfühlende Orientierung am Gegenüber kann Dein Gespräch nicht erfolgreich sein! Selbst wenn Du Dir Deine eigenen Ziele und Anliegen gründlich überlegt hast, scheiterst Du, wenn Du nicht verstanden hast, worauf es Deinem Gegenüber ankommt.

Mach Dir also Gedanken darüber, wie Dein Gesprächspartner die Situation sieht und was dieser möglicherweise erreichen möchte!

 

Die Gesprächseröffnung

Im besten Fall hast Du das zu führende Gespräch mit Deinem Gesprächspartner vorher vereinbart. Nach der Klärung Deiner Gesprächsziele solltest Du die Rahmenbedingungen mit Deinem Gesprächspartner klären: Wann und wo wollt ihr euch aussprechen? Welchen zeitlichen Rahmen soll das Gespräch haben?

Verabrede Dich mit Deinem Gesprächspartner zum Gespräch und kündige an, worum es gehen soll! Sonst kann es sein, dass sich Dein Gesprächspartner überrumpelt fühlt.

Vor allem bei heiklen Gesprächsthemen empfehle ich Dir, das Gespräch vorher zu vereinbaren und auch Deinem Gegenüber die Chance zu geben, sich auf dieses vorzubereiten. Jedoch gibt es sicherlich auch Situationen, wo dies nicht möglich ist. In diesem Fall gebietet es die Höflichkeit, Deinen Gesprächspartner zu fragen, ob es gerade überhaupt passt. Sollte dies nicht der Fall sein, so hast Du das natürlich zu akzeptieren. In diesem Fall vereinbarst Du aber am besten direkt einen Gesprächstermin. Lass Dich nicht abwimmeln, sondern nimm Deinen Gesprächspartner in die Verantwortung, z. B. mit „Ich verstehe. Wann hätten Sie denn Zeit für ein Gespräch?“

An dieser Stelle möchte ich Dir auch einen guten Tipp mit auf den Weg geben, den viele Menschen scheinbar übersehen: Sollte Dich jemand mit einem Gespräch überrumpeln, so steht es Dir natürlich frei, höflich darauf hinzuweisen, dass es Dir gerade nicht passt und Du gerne einen Termin für das Gespräch machen möchtest. Nur weil Dein Chef Dein Chef ist, musst Du auf ein „Herr Müller, kommen Sie bitte in mein Büro! Ich will mit Ihnen über Ihr Gehalt für das kommende Jahr sprechen.“ nicht schlecht vorbereitet in das für Dich recht wichtige Gespräch einsteigen! Nichts spricht gegen ein „Für dieses Gespräch möchte ich mich gerne ein wenig vorbereiten. Passt es Ihnen, morgen Nachmittag gegen 14 Uhr darüber zu sprechen?“

Solltest Du das Gespräch nicht vorher vereinbart haben, so ist es umso wichtiger, einen passenden Rahmen für dieses zu schaffen. Dazu gehört ein ruhiger Ort genauso wie eine sanfte Gesprächseröffnung, bei der du zwar sagst, worum es gehen soll bzw. was Dein Anliegen ist, jedoch nicht mit der Tür ins Haus fällst.

 

Die Sichtweise des Gesprächspartners einholen / Eigene Sichtweise erläutern

Nachdem klar ist, worüber gesprochen werden soll, geht es erst einmal um einen Austausch der Sichtweisen. Ob Du zuerst mit Deiner Sichtweise beginnst oder Dein Gegenüber beginnt, hängt von der speziellen Situation ab. Für gewöhnlich beginnt derjenige, der um das Gespräch gebeten hat.

In dieser Phase ist die Transparenz besonders wichtig. Bevor Du Deinen Gegenüber mit Argumenten überhäufst, solltest Du erst einmal dafür sorgen, dass dieser überhaupt versteht, warum Du diese Argumente hast. Erkläre Deine eigene Wahrnehmung, Deine Motivation (d. h. Deine Gründe) und Deine Schlussfolgerungen daraus. Genauso kannst Du bei der Sichtweise Deines Gegenübers nachfragen, warum er diese hat und was seine Beweggründe sind.

In dieser ersten Aussprache geht es erstmal darum, die Kernpunkte herausstellen und nicht lange zu argumentieren. Je mehr Du hier „abfeuerst“, desto wahrscheinlicher wird der Gesprächspartner abblocken und einhaken und schon verhedderst Du Dich auf Nebenschauplätzen und verlierst den roten Faden. Formuliere also kurz und knapp die Punkte, die Du bei Deiner Gesprächsvorbereitung als wichtig erachtet hast und stelle diese transparent dar. Genauso gibst Du Deinem Gesprächspartner genügend Zeit, seine Sichtweise zu erläutern, ohne einzuhaken und zu unterbrechen.

Es geht ausschließlich um gegenseitiges Verständnis. Dies soll bei dem Sichtweisen-Austausch sichergestellt werden. Du kannst das Gesagte umschreiben („Wenn ich Sie richtig verstehe, dann…“) und Kern-Aussagen auf den Punkt bringen („Sie sagen erstens… und zweitens… “) um Dich zu vergewissern, dass Du Deinen Gegenüber auch richtig verstanden hast. Dies verhindert, dass Du das Gesagte auf Deine Weise interpretierst und somit Deinen Gegenüber doch nicht verstehst, und schließlich an diesem vorbeiargumentierst

Nur weil Du etwas verstanden hast, heißt das noch lange nicht, dass Du einverstanden bist! Der Spielraum zur Diskussion und dem Anbringen von Gegen-Argumenten bleibt Dir erhalten. Du wirst jedoch merken, dass das Gespräch sich wesentlich einfacher gestalten wird, wenn alle Beteiligten sich verstanden fühlen, denn dies ist ein starkes Grundbedürfnis vieler Menschen.

 

Einen Konstruktiven Dialog führen

Nachdem die Sichtweisen offen gelegt wurden, geht es an einen Sach-Austausch, möglichst ohne emotionale Beteiligung. Formuliere eigene Interesse und Erwartungen und frage auch nach denen Deines Gesprächspartners. Versuche auch, die Hintergründe dieser zu verstehen. Dies erreichst Du durch einfaches nachfragen.

Stelle offene Fragen, um den Gesprächspartner zu einer Stellungnahme anzuregen („Wie sind Ihre Vorstellungen zu diesem Thema?“) und gib diesem die Möglichkeit, seine Sichtweise genauer zu erklären. Dadurch wird sich dieser ernst genommen fühlen.

Wenn Entscheidungen zu treffen sind, so fordere durch geschlossene Fragen eindeutig zu einer Stellungnahme auf, z. B. mit „Übernehmen Sie diese Aufgabe?“. Abweichungen sind bei geschlossenen Fragen nur schwer möglich, da hier klare Ja / Nein Entscheidungen gefragt sind.

Jede Antwort Deines Gesprächspartners gibt Dir wieder neue Möglichkeiten, Gesagtes zu vertiefen oder zu dem nächsten zu besprechenden Thema zu wechseln.

Wichtig ist, dass so lange ein Austausch stattfindet (Es geht um einen Dialog, d. h. beide reden und tauschen sich aus!), bis die Sichtweisen und Argumente von beiden verstanden wurden.

 

Lösungen erarbeiten und Vereinbarung treffen

Wenn Du an diesen Punkt bei der Gesprächsführung angekommen bist, liegt der schwierigste Teil bereits hinter Dir. Nun gilt es, Lösungen zu entwickeln, die für alle zuträglich sind.

Dies gestaltet sich aber erfahrungsgemäß nicht mehr so schwierig, wenn Interessen und Erwartungen klar sind. Oft gibt es nämlich mehr Gemeinsamkeiten, also Du von vornherein erwartet hättest und die Sichtweisen liegen gar nicht so weit auseinander. Du hast Dir möglicherweise nur nie die Mühe gemacht, diese zu erfragen, weil Du bereits von einer bestimmten Weltsicht Deines Gegenübers ausgegangen bist.

Bespreche verschiedene Alternativen und wähle gemeinschaftlich die beste für euch beide. Triff daraufhin Vereinbarungen für die Zukunft. Was bedeutet das Ergebnis eures Gespräches nun konkret? Wer macht oder unterlässt in Zukunft was genau?

Klare abgestimmte Handlungen, Verantwortlichkeiten und Termine sorgen dafür, dass die Ergebnisse des Gespräches nicht untergehen und kontrollierbar bleiben.

 

Gesprächsabschluss: Zusammenfassen, ggf. schriftlich festhalten und abschließen

An dieser Stelle geht es nur noch um einen sauberen Abschluss. Fasse nochmals die besprochenen Punkte sowie erarbeitete Lösungen zusammen. Wurden mehrere Themen besprochen, so ist es ratsam, Ergebnisse schriftlich festzuhalten.

Auch kann es sein, dass aufgrund von Zeitmangel oder weiteren Faktoren nicht alles besprochen werden konnte. In diesem Fall gilt es, Zwischenergebnisse festzuhalten und sich für einen weiteren Gesprächstermin zu verabreden.

Bedanke Dich auf jeden Fall für das Gespräch und arbeite für Dich nach, ob Du Deine Ziele erreichen konntest und an welchen Stellen des Gesprächs Du noch Entwicklungspotential hast.



Vor allem, wenn jahrelang keine konstruktiven Gespräche geführt worden sind, solltest Du nicht erwarten, alles in einem Termin / Gespräch lösen zu können. Es wird die zwischenmenschliche Beziehung jedoch für die Zukunft deutlich entlasten, wenn auf diese beschriebene Art und Weise Gespräche geführt werden. So kommt es nämlich gar nicht mehr dazu, dass sich Unverständnis und Missmut lange aufstauen.

Zusammenfassend gilt, dass Du Dein Anliegen möglichst transparent vortragen und die Situation grundsätzlich so gestalten solltest, dass sich Dein Gesprächspartner ernst genommen und wertgeschätzt fühlt. Denn das sind die Grundvoraussetzungen, für eine effektive und zielführende Gesprächsführung.

Du hast nun einen umfangreichen Leitfaden für eine gelungene Gesprächsführung an der Hand. Im nächsten Teil erfährst Du, welche Elemente ein Gespräch stören und mit welchen sprachlichen Mitteln Du Gespräche voranbringen kannst.

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(Quellen: „Professionelle Gesprächsführung“ von Christian-Rainer Weisbach und Petra Sonne-Neubacher und „Coaching: Miteinander Ziele erreichen“ von Maren Fischer-Epe)


Gregor Wojtowicz Profilbild
Veröffentlicht von Gregor Wojtowicz am
Coach bei Quality - Lifestyle Development Consultants

Gregor Wojtowicz ist Master der Wirtschaftspsychologie (M.Sc.) und Diplom Wirtschaftsmathematiker. Er arbeitet als Unternehmensberater und Business-Coach für international tätige Unternehmen sowie als Personal und Life Coach mit Privatpersonen. Seine Themenschwerpunkte liegen in den Bereichen Psychologie, Coaching, Persönlichkeitsentwicklung, Außenwirkung sowie Selbstmarketing.

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